 |
| Email 1. Pemberitahuan permohonan telah diterima. |
Asumsi, jurnal online sudah terbit beberapa nomor. Dan sangat dianjurkan pengelolaan jurnal online menggunakan software CMS (Content Management System) keluaran PKPU yaitu OJS (Open Journal System). Pastikan journal telah mempunyai ISSN baik cetak ataupun online. Keduanya bisa didaftarkan ke ISSN Online LIPI (lihat http://issn.pdii.lipi.go.id/). Cara pendaftaran akan dibahas pada postingan lain (insyaallah).
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah apply ke DOAJ terlebih dulu dengan mengisi form application yang telah disediakan (Lihat https://doaj.org/application/new). Pastikan kolom isian bertanda asterisk (*) atau bintang terisi. Isi form dengan sewajarnya sesuai keadaan jurnal. Pada bagian akhir form, terdapat form isian email yang nantinya pihak DOAJ akan memberitahukan segala sesuatu terkait dengan permohonan melalui email yang diisikan. Alangkah baiknya bila email yang akan disikan adalah email dari ketua redaksi jurnal. Jadi, pastikan email yang diisikan email yang masih aktif dan valid.
Setelah semua form telah diisi, klik tombol Submit. Bila permohonan sukses, selanjutnya sebuah email balasan dari DOAJ akan dikirimkan ke email pemohon yang telah diisikan.
Selanjutnya jurnal akan diteruskan ke pihak reviewer untuk direview oleh tim reviewer DOAJ. Untuk proses tersebut, pengelola jurnal harus sabar menunggu, karena kemungkinan permohonan serupa banyak menumpuk di tim DOAJ. Bila dalam 3 bulan belum ada kabar dari DOAJ, saran saya mungkin lebih baik pengelola jurnal untuk mengirimkan permohonan ulang. Karena dalam email pemberitahuan penerimaan, disebutkan kalimat berikut.
We are unable to reply to emails requesting a status update for applications that are less than 3 months old.
Maksudnya kurang lebih, bahwa pihak DOAJ tidak bisa membalas email status permohonan yang telah berlalu selama 3 bulan.
Bila jurnal telah dikirimkan oleh tim DOAJ kepada reviewer, pengelola jurnal akan mendapatkan email pemberitahuan seperti berikut.
 |
| Email 2. Pemberitahuan bahwa jurnal telah diteruskan ke editor untuk direview. |
Nah, dalam tahap ini apabila permohonan benar dan memenuhi standar DOAJ langsung akan diterima. Namun bila ada kekurangan, editor DOAJ akan mengirimkan email pemberitahuan agar pengelola jurnal melakukan koreksi.
 |
| Email 3. Pemberitahuan bahwa ada point permohonan yang harus diperbaiki. |
Oh iya, koreksi yang diminta bukanlah koreksi pada form permohonan, tapi koreksi pada jurnal atau portal jurnal online. Seperti pada email 3 di atas, bahwa editor DOAJ meminta untuk menampilkan pernyataan dengan jelas tentang biaya submit artikel (submission fee). Untuk ini, pengelola jurnal harus menulis dengan jelas tentang biaya submit artikel. Gratis atau berbayar. Untuk mengoreksi kekurangan ini pengelola diberikan waktu 2 pekan sejak email dikirim. Setelah koreksi dilakukan, pengelola jurnal mengirimkan email balasa ke editor DOAJ yang berisi link tentang bagian jurnal yang diminta koreksi.
 |
| Email 4. Balasan ke editor DOAJ |
Setelah email balasan pemberitahuan perbaikan dikirim oleh pengelola jurnal, selanjutnya keputusan berada pada editor DOAJ.
Apabila permohonan jurnal diterima oleh tim DOAJ, pengelola jurnal akan mendapatkan email pemberitahuan yang berisi username dan sebuah link untuk memasukkan password.
 |
| Email 5. Pemberitahuan pembuatan akun baru di DOAJ |
Sampai di sini, jurnal telah sukses terdaftar di DOAJ. Langkah selanjutnya adalah mengaktifkan akun DOAJ dan mengupload metadata jurnal dalam bentuk XML. Insyaallah akan ditulis pada postingan lain.
Semoga bermanfaat.